Overdracht

Vanavond zitten werken aan een soort overdrachtsprothocol voor De Oosterpoorter. Zoals gemeld hou ik op met onze wijkkrant, waar ik – ruw geschat – de laatste veertien jaar ongeveer tien werkweken vrijwilligerswerk per jaar in heb gestoken. Morgen vergaderen de overige redactieleden voor het eerst zonder mij over de vervulling van de vacatures, en ik had ze beloofd aandachtspunten toe te sturen voor hun agenda.

PERSONELE CONSEQUENTIES
De vorige keer sprak ik nog met hun over drie, maar eigenlijk zijn het vier functies, waarvoor bij voortzetting van het huidige beleid even zoveel mensen moeten worden gezocht:

1) – advertentiewerver
Jaarlijks hield ik in augustus een wervingsronde langs alle adverteerders, om te kijken of ze met adverteren door wilden gaan. Daarvoor gebruikte ik een vouwblad, dat ieder jaar gekannibaliseerd werd. In die jaarlijkse wervingsronde zaten twee à  drie werkdagen werk: de prospectus maken, kopiëren, vouwen, rondbrengen en opsturen. Vervolgens na een week bescheid halen bij de middenstanders en eventuele andere adverteerders uit de buurt en bellen naar de ‘buiten-adverteerders’. Deze operatie twee maal herhaald uitvoeren voor degenen die het nog niet weten. Uiteindelijk de achterblijvers nog telefonisch benaderen. En dan zorgen dat er een nieuwe alfabetische lijst wordt opgemaakt van alle adverteerders (ook weer een kwestie van overschrijven van de ouwe staat).
Maandelijks waarschuwde ik bovendien de middenstanders die graag steeds een andere invulling van hun advertentie wilden eerst telefonisch en e-mailsgewijs op de zaterdag voor de deadline-woensdag. En ging ik ze in persoon langs op de donderdagmiddag na de deadline-woensdag. Met elkaar zat hier anderhalf uur werk in. In het opmaken van de mutatiestaat, het overbrengen van mutaties op de alfabetische staat, en beide staten, nieuw uitgedraaid, samen met de teksten en het nieuwe opmaakmateriaal (logo’s etc.) naar de advertentie-opmaker brengen – zat een verdere anderhalf à twee uur werk.
Recapitulatie:
Jaarlijks 2 à  3 werkdagen campagne
Maandelijks een klein dagdeel op zaterdagmiddag en donderdagmiddag/avond samen.

2) Opmaker voor het redactionele gedeelte:
Dit werk kostte me (bij benadering) iedere maand een zondag van ongeveer 16.00 tot 23.00 uur, met een uurtje eraf om te eten. Maar ik werkte ook nog met het ouderwetse Ventura, aangevuld met ouderwets snij- en plakwerk.

3) Coördinator, schrijvend hoofdredacteur, eindredacteur en duvelstoejager
Onderdelen:
– maandelijkse redactievergadering convoceren en bekijken wat er al is aan kopij of wat zich aandient;
– iedereen herinneren aan de gedane kopijbeloften, per telefoon en mail;
– inzamelen van buurtnieuws (op vergaderingen, onder andere van het Breed Buurtoverleg, maar ook telefonisch), dat opschrijven, deze verse nieuwzen bezorgen bij bij de tekenaar, bellen voor en opstellen van de evenementen-agenda, zorgen dat de oproepjes en mededelingen (binnenkomend per telefoon, snail- en email) in ordentelijk Nederlands en volgens een min of meer vaste volgorde achter elkaar komen te staan.
– redigeren van het hele redactionele gedeelte
– het spul naar de drukker brengen (eigenlijk opmakerswerk, maar alla

In totaal ging hier een anderhalf à twee dagen werk in zitten (exclusief fotowerk). Steeds gespreider, omdat de nieuwtjes voor de site zich hergebruiken lieten voor het blad.

4) Brocheerder en chef distributie inclusief bezorging middenstand
Het brocheren van De Oosterpoorter deden we altijd zelf in de drukkerij, omdat dat een aanzienlijke som geld scheelde. Sinds er een raapvouwknaknietmachine is, kan je het in je eentje doen, maar met zijn tweeën is het een stuk gezelliger.
Vanaf de drukkerij werd een portie voor De Meeuwen afgehaald. Voor de ouwe Oosterpoort ging de hele zwik met de auto naar de twee bezorgers. Dat betekende: op tijd auto regelen. Zelf bracht ik altijd de winkels rond, vanwege de advertenties en omdat sommige adverteerders geen brievenbus hebben. Kostte ook weer een uur à anderhalf. Op zaterdag zorgde ik dan in het wijkpand voor de lijst met 140 exemplaren die de buurtconciërge naar instanties en buitenadverteerders bracht, en voor de postlijst en exemplaren voor de ca. 15 ‘abonnees’ en ver verwijderde adverteerders, waarvoor de buurtconciërge de verzending deed (half uurtje werk voor mij).

Tot zover mijn wijkkrantroutine, exclusief de historische stukken, die ik wel wil blijven schrijven, en de foto’s, die ik ook nog wel wil blijven maken.

Voor de inzichtelijkheid nog even de maandelijkse procedure:

• twee weken voor deadline-woensdag: redactievergadering met bijkomende klussen;
• deadline-woensdag (altijd eerste woensdag van de maand): overzicht krijgen redactionele kopij, nieuws opronden, zo veel mogelijk naar tekenaar brengen;
• donderdagmiddag laat en donderdagavond: overzicht krijgen advertenties, portefeuille naar de advertentie-opmaker brengen;
• vrijdag: restanten nieuws, foto’s, agenda, oproepen en mededelingen verzorgen;
• zaterdag overige schrijfklussen, eindredactie, indeling;
• zondag: opmaak
• maandagochtend: spul naar de drukker brengen
• vrijdag: brocheren en distributie